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Der Aufstieg des virtuellen Büros
Anmerkung der Redaktion: Heute Auswirkungen auf das Geschäft beginnt einen neuen Monatsbericht. Den ganzen August. Wir werden untersuchen, wie sich die Technologie verändert, wie, wann und wo wir arbeiten.
Arbeit überdenken : Andrew McAfee von der Sloan School des MIT argumentiert, dass die Produktivität der Angestellten aufgrund von Technologien, die es den Menschen erleichtern, von überall aus zu arbeiten, weiter steigen wird.
Die Vorstellung, dass das Büro ein spezifischer Ort ist, an dem unser Berufsleben stattfindet, wird weniger universell und weniger wichtig. Heutzutage können viele Wissensarbeiter dank intelligenterer, zahlreicherer mobiler Geräte, schnellerem Netzwerkzugriff und einer wachsenden Anzahl von Online-Collaboration-Tools überall produktiv sein. Telearbeit ist nicht mehr nur etwas, das Ihnen die Telefongesellschaft verkaufen will. Und wo immer sich das Büro befindet, könnte eine breitere und bessere Nutzung von sozialen Netzwerken, Datenanalysen und intelligenten Technologien wie der Spracherkennung die Produktivität dramatisch steigern – was bedeutet, dass sowohl reale als auch virtuelle Büros weniger Mitarbeiter haben.
Aber während sich das physische Amt ändert, ändern sich bestimmte Konnotationen des Wortes Amt nicht. Ich kann mir mindestens zwei vorstellen – hierarchische Organisation und Ort für die menschliche Interaktion – und es gibt keinen Hinweis darauf, dass diese an Bedeutung verlieren. Selbst die fortschrittlichsten High-Tech-Unternehmen behalten viele der organisatorischen Insignien ihrer Vorgänger im Industriezeitalter: Vollzeit-Manager, Organigramme, Stellenbeschreibungen und so weiter. Und da der Mensch soziale Tiere bleibt, werden konventionelle Treffpunkte auch in der Wirtschaft wichtig bleiben. Diese Räume – ob konventionelle Büros, temporäre Büros oder Konferenzräume – müssen der Zusammenarbeit förderlich sein. Sie müssen auch körperlich gesunde Orte für stundenlanges Verweilen werden, da sitzende Arbeit sich als erhebliche Gesundheitsgefahr erwiesen hat.
Da das Büro über seine herkömmlichen Grenzen hinaus expandiert, müssen wichtige Herausforderungen gemeistert werden, darunter die Datenschutz- und Sicherheitsprobleme, die sich durch eine weltweit verteilte Belegschaft von Menschen ergeben, die digital arbeiten und mehrere Geräte verwenden. Neue Tools wie Cloud-basierte Office-Produktivitäts-Apps müssen nicht nur benutzerfreundlich, sondern auch resistent gegen Angriffe und Datenverluste gemacht werden. Und die Arbeiter werden bessere Tools brauchen – einschließlich verbesserter Spracherkennungssoftware, E-Mail-Organisierungstechnologien und intelligenten Agenten, die helfen, komplexe Aufgaben zu bewältigen, die früher Spezialisten vorbehalten waren – um Arbeitsprozesse zu rationalisieren, die überwältigenden Datenmengen zu verstehen, die sie bedrängen, und die Produktivität verbessern.
Bisher waren die IT-getriebenen Produktivitätssteigerungen im Büro eher bescheiden, zumindest im Vergleich zu denen in der Fertigung. 1989 beschäftigte das US-amerikanische verarbeitende Gewerbe 18 Millionen Menschen; bis 2009 war diese Zahl auf 11,8 Millionen gesunken. Aber obwohl die Belegschaft um 34 Prozent schrumpfte, stieg die Wertschöpfung der US-Hersteller – d. h. der Wert ihrer Produktion abzüglich der Kosten der eingekauften Rohstoffe – um 75 Prozent auf 1,78 Billionen US-Dollar. Wir haben definitiv auch eine Verbesserung der Produktivität im Bürobereich beobachtet, insbesondere seit Mitte der 1990er Jahre, aber sie war nicht so groß.
Das kann sich bald ändern. Bedenken Sie, dass Menschen bereits routinemäßig mit Computern und nicht mit Büroangestellten zu tun haben, wenn sie eine Flugreservierung vornehmen, Produkte kaufen und die Lieferung arrangieren oder ein Problem mit einem Produkt beheben, das sie besitzen. Wenn es sich bei einer Aufgabe um einfache und vorhersehbare Kommunikationsformen ohne große Nuancen oder Emotionen handelt, können Computer gut zurechtkommen und den Menschen die immer weniger werdenden Ausnahmen von den üblichen Verfahren oder Fragen überlassen.
Weitreichendere Fortschritte in der künstlichen Intelligenz könnten die Produktivität noch weiter steigern. Spracherkennung, Sprachsynthese und automatische Übersetzung haben sich deutlich verbessert. Und wir haben gesehen, dass Computer jetzt Fragen genau verstehen und beantworten können: Der Watson-Supercomputer von IBM schlägt menschliche Konkurrenten bei Gefahr! früher in diesem Jahr. Skeptiker werden darauf hinweisen, dass Futuristen seit Jahrzehnten eine KI-getriebene Revolution der Wissensarbeit versprechen. Doch mittlerweile finden auch Skeptiker Telefonnummern mit Hilfe computergestützter Operatoren. Wenn die Produktivitätssteigerungen dieser Innovationen zusammengezählt werden, prognostiziere ich, dass sie auffallend sein werden.
Darüber hinaus können Software und soziale Tools die Produktivität der verbleibenden menschlichen Büroangestellten steigern. Beispielsweise kann ein Kundendienstmitarbeiter, der sich mit technischen Fragen befasst, mit nur einem Kunden gleichzeitig telefonieren, aber es ist einfach, zwei oder mehr Kunden gleichzeitig zu bearbeiten, wenn das Medium Instant Messaging ist. Ganze bürobasierte Branchen können erheblich effizienter werden; der Anwaltsberuf beispielsweise befindet sich möglicherweise am Anfang einer tiefgreifenden Transformation, zumal die Preise, die die Kunden zu zahlen bereit sind, durch die Decke gehen. Eine neue Art des juristischen Outsourcings bietet deutlich günstigere Möglichkeiten, bestimmte Aufgaben zu erledigen: Vertragsanwälte und digitale Tools scannen beispielsweise Dokumente während des Ermittlungsverfahrens. Intelligente Software wird nur besser darin, Assoziationen in diesen Dokumenten zu finden und die Bedeutung von allem zu ermitteln.
Eines der größten Hindernisse für eine höhere Büroproduktivität hat der verstorbene Lew Platt, ehemaliger CEO von Hewlett-Packard, am besten formuliert: Wenn HP nur wüsste, was HP weiß, wären wir dreimal produktiver. Mit anderen Worten, die meisten wissensintensiven Organisationen leisten einen miserablen Job darin, relevante Informationen zu erfassen und sie an alle Personen weiterzugeben, die davon profitieren könnten. Aber digitale Tools, die Platts Frustration angehen, haben sich in den letzten Jahren von unzureichend zu industrieller Stärke entwickelt. Zu diesen Tools gehören Blogs und Microblogs, Social-Networking-Software und Tools im Wiki-Stil, die eine Zusammenarbeit ermöglichen, ohne sie stark einzuschränken. Sie geben Einzelpersonen eine Stimme, ermöglichen die einfache und spontane Bildung von Gruppen und Gemeinschaften und tragen zur Ansammlung und Verbreitung von Wissen bei. Sie werden die Büroarbeit in den kommenden Jahren maßgeblich prägen.
Dafür müssen Geräte und Daten jedoch sicher sein. Die wachsende Verbreitung von Tablet-Computern und Smartphones stellt ein zweischneidiges Schwert dar. Die Leute greifen diese Geräte oft morgens als Erstes, und ein Großteil ihres Lebens – einschließlich der Arbeit – dreht sich um sie. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit überall erledigen kann, aber die Kehrseite ist, dass Unternehmensdaten dorthin gelangen, wo der Mitarbeiter hingeht, und das Unternehmen kann sie nicht einfach kontrollieren. Ein Vorgesetzter möchte Sie im Falle einer Entlassung von Ihren Mobilgeräten aussperren können, damit Sie nichts stehlen können. Und ein Chief Information Officer möchte nicht, dass Sie Malware herunterladen. Für einige Unternehmen löst das iPad-Modell das letztere Problem: Keine Anwendung kann ausgeführt werden, es sei denn, Apple überprüft und segnet sie. Puristen der Internetfreiheit mögen das vielleicht nicht, aber CIOs schon; sie wollen nachts ruhig schlafen. In naher Zukunft werden die großen mobilen Plattformen jedoch wahrscheinlich einige interessante Lösungen einführen, die die Vorteile von Mobile und Social Computing bewahren und gleichzeitig einige Zugriffs- und Sicherheitsbeschränkungen auferlegen, die das Risiko für Unternehmensdaten begrenzen. Und wenn die Sicherheitsprobleme gelöst sind, können wir endlich das volle Potenzial der verteilten Belegschaft ausschöpfen.
Auch wenn sich Technologien vermehren und ihre Probleme überwunden werden, bleiben Büros – egal wie virtuell – Ansammlungen von Menschen. In meiner Arbeit habe ich eine positive Feedbackschleife zwischen dem, was wir tun, wenn wir uns persönlich treffen, und der Art und Weise, wie wir diese Beziehungen digital mit neuen Tools stärken, gesehen. Und es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Unternehmen auch in dieser Welt der freiberuflichen und Teilzeit-Auftragnehmer immer noch verzweifelt darauf bedacht sind, gute Leute einzustellen und zu halten. Das wird sich so schnell nicht ändern, egal wie viele schicke digitale Tools wir bekommen. Das Büro der Zukunft hat vielleicht weniger Leute, aber die, die dort sind, werden wichtiger denn je.
Andrew P. McAfee ist leitender Wissenschaftler am Center for Digital Business an der Sloan School of Management des MIT und Autor von Enterprise 2.0: Neue Tools für die Zusammenarbeit für die härtesten Herausforderungen Ihres Unternehmens .