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Green Mountain State wird grüner
Büros werden wohl nie ganz papierlos sein, trotz der langjährige Technologie-Prophezeiung im Gegenteil. Aber eine starke Reduzierung des Papierverbrauchs ist immer noch möglich, wie eine staatliche Behörde von Vermont zu beweisen versucht.
Vermonts Abteilung für Information und Innovation (DII) wickelt die IT-Beschaffung für den Staat ab, und ein Großteil dieser Arbeit ist papierintensiv. Die Agentur schließt Verträge mit externen Anbietern wie Anbietern von Antiviren-Software oder Hardware-Verkäufern ab, um die technologische Infrastruktur der Landesregierung aufrechtzuerhalten. Ein bestimmter Vertrag, der von der DII bearbeitet wird, muss möglicherweise von mehreren Personen gesehen und genehmigt werden, bevor er angenommen werden kann, und jeder Schritt erfordert immer noch den Ausdruck und die Unterschrift von Hand. Die DII könnte in einem Monat 80 solcher Kontrakte abwickeln.
Vor etwa einem Jahr begannen Beamte der Agentur, den Prozess effizienter und kostengünstiger zu gestalten, indem sie sich mehr auf Online-Tools verließen. Das DII wurde zum Betatester für Software von IBM und Silanis mit dem Agenturmitarbeiter ein Dokument digital unterschreiben können, indem sie ein paar Daten anhängen, die die Identität des Unterzeichners elektronisch überprüfen und aufzeichnen, ohne dass eine eindeutige Handschrift erforderlich ist. Das System benachrichtigt dann automatisch die nächste Person in der Schlange, dass sie an der Reihe ist, sie zu überprüfen. Es besteht keine Notwendigkeit, ein physisches Dokument herumzureichen, um Unterschriften zu sammeln. Der Vertragsfluss durch die Organisation wird nicht mehr durch die Schrittgeschwindigkeit der Mitarbeiter eingeschränkt.
Ähnliche Maßnahmen können in jedem Unternehmen zu Einsparungen führen, die sich schnell summieren. Ken Bisconti, Leiter der Abteilung Enterprise Content Management von IBM, sagt, dass Unternehmen den Papierverbrauch um 80 bis 90 Prozent reduzieren können, wenn sie den Druck von E-Mails und anderen Dokumenten einstellen, die digital geboren werden. François Ragnet, Programmmanager beim Xerox Research Center mit Fokus auf Dokumententechnologie, stellt sich eine Zukunft vor, in der viel mehr Dokumente online gespeichert werden und sich automatisch aktualisieren, sodass Papier nur noch bedingt benötigt wird.
Derzeit kann Papier jedoch nur bis zu einem gewissen Punkt minimiert werden, sagt Kris Rowley , dem Chief Information Security Officer des DII. Endgültige Versionen von Verträgen müssen noch gedruckt und physisch abgelegt werden. Und nicht jede Abteilung der Landesregierung ist bereit oder in der Lage, elektronische Signaturen einzusetzen. Papier im Büro wird nie weggehen“, sagt Rowley. Sie ist sich auch nicht sicher, wie viel Geld der Aufwand spart. Dennoch hofft sie, dass das DII seinen Teil dazu beitragen kann, die erwartete Lücke in Höhe von 153 Millionen US-Dollar im Staatshaushalt zu verringern. In Vermont ging es schon immer um Grün, sagt sie, und es wird viel Papier verschwendet – es ist nicht nötig, insbesondere bei der heutigen Technologie.